Notulen Algemeen Bestuur 8 april 2026

Besluit: 

Niet van toepassing. 

Toelichting: 

Afmeldingen zijn ontvangen van Boxtel: Fred van Nistelrooij, Wim van der Zanden en Hans Heesen. Sint-Michielsgestel: Sam Goossens. Omdat er een quorum is (minimaal de helft van het aantal leden) kan de besluitvormende vergadering doorgaan. 

De voorzitter kijkt nog even terug op het jubileumfeest op 27 maart 2026 in het kader van het tienjarig bestaan van MGD. Het was een prachtig feest waar de aanwezigen met plezier en enthousiasme op terug kijken. Complimenten aan de feestcommissie daarvoor. Naar aanleiding van dit jubileum staan petit fours op tafel met het logo van het jubileumfeest. 

Ten slotte meldt de voorzitter nog even dat deze vergadering waarschijnlijk de laatste AB-vergadering in deze samenstelling is. De volgende vergadering is op 24 juni 2026 en dan zijn de colleges in nieuwe samenstelling naar verwachting al wel gestart. Op 1 juli wisselt het voorzitterschap van Eiko Smid naar Ronald van Meygaarden.

Ingekomen stukken: 

In februari 2026 heeft u twee bestuursinformatiebrieven ontvangen: 

1. BIB Toezichtoordeel Interbestuurlijk Toezicht Informatie- en archiefbeheer 2025 plus bijlage. 
2. BIB Managementletter 2025 MGD plus bijlage. 

Besluit: 

Niet van toepassing. 

Toelichting: 

De ingekomen stukken zijn voor kennisgeving aangenomen. 

Besluit: 

Het verslag van de AB-vergadering van 10 december 2025 vast te stellen. 

Ter vaststelling ligt het jaarverslag en de jaarrekening 2025 MijnGemeenteDichtbij voor. 

De jaarrekening MijnGemeenteDichtbij 2025 sluit met een positief resultaat van € 2.204.700. Dit resultaat is terugbetaald aan de beide gemeenten op basis van de verdeelsleutel 2025 (56,4%-43,6%). Omdat de gemeenten een deel van het resultaat ten gunste van egalisatiereserves voor ICT (€ 618.600) en loonkosten (€ 1.224.500) kunnen brengen resteert daarna per saldo een netto positief resultaat van € 361.600 voor de gemeenten. In de begroting is rekening gehouden met een resultaat van € 0. 

Voor een toelichting op het resultaat wordt verwezen naar het hoofdstuk Samenvatting financieel resultaat in het hoofdstuk 'Jaarrekening 2025'. Wat betreft de controle op de jaarstukken 2025 kan het volgende worden opgemerkt: 

• De beoordeling door de accountant leidt tot de conclusie dat de geconstateerde fouten en onzekerheden minder zijn dan de gestelde norm van € 1.318.570, waardoor een goedkeurende verklaring kan worden afgegeven. 
• De beoordeling door het Dagelijks Bestuur leidt tot de conclusie dat de geconstateerde onrechtmatigheden minder zijn dan de gestelde norm van € 1.318.570, waardoor de verantwoording van baten en lasten en de balansmutaties als rechtmatig kan worden beoordeeld. 

Besluit (Akkoord): 

1. Het jaarverslag en de jaarrekening 2025 MijnGemeenteDichtbij vast te stellen. 
2. Kennis te nemen van het accountantsverslag (en de accountantsverklaring). 
3. De vastgestelde jaarstukken 2025 van MijnGemeenteDichtbij, inclusief accountantsverslag via de colleges ter informatie toe te sturen naar de gemeenteraden. 

Toelichting: 

Het jaarverslag MGD gaat uitgebreid in op het onderwerp Klachten. In de jaarverslagen van de gemeenten wordt naar dit jaarverslag verwezen. 

Het jaarverslag laat zien dat MGD goed in control is voor wat betreft de begroting. 

Het jaarverslag wordt conform voorstel vastgesteld. 

Als voorbereiding op de nieuwe meerjarenbegroting 2027-2030 is de Kadernota 2027-2030 samengesteld. In dit document zijn de uitgangspunten opgenomen voor de nieuwe begroting. In de Kadernota gaan we in op gewenste nieuwe ontwikkelingen. Deze hebben uitsluitend betrekking op de bedrijfsvoering van onze organisatie. Ontwikkelingen waar de gemeenten in het kader van hun beleid en dienstverlening zelf een keuze in hebben worden primair afgewogen door de gemeenten in hun eigen kadernota en/of begroting. Indien gemeentelijke ambities gevolgen hebben voor de inzet van MGD, dan is MGD hierin volgend. 

Besluit (Akkoord): 

1. De Kadernota 2027-2030 MijnGemeenteDichtbij vast te stellen en deze via de colleges ter informatie toe te sturen naar de gemeenteraden van de beide gemeenten. 
2. De gevolgen voor de begroting MijnGemeenteDichtbij te verwerken met de Eerste bestuursrapportage 2026 MijnGemeenteDichtbij en Begroting 2027-2030 MijnGemeenteDichtbij. 

Toelichting: 

De kadernota komt tijdens de informatieavond MGD voor de gemeenteraden op 12 mei 2026 aan de orde. 

De kadernota wordt conform voorstel vastgesteld.

Artikel 36 van de Gemeenschappelijke Regeling samenwerkingsorganisatie Boxtel - Sint-Michielsgestel (GR MGD) schrijft voor dat door het Dagelijks Bestuur (DB) een evaluatie wordt uitgevoerd naar de samenwerking of het functioneren van de samenwerkingsorganisatie. De eerste evaluatie moet plaatsvinden in het jaar 2025. De evaluatie is uitgevoerd in 2025 en betreft zowel de samenwerking als het functioneren van de GR en MGD. De evaluatie wordt nu ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur. 

Besluit (Akkoord met gewijzigd besluit): 

1. Kennis te nemen van de notitie Evaluatie samenwerking en functioneren Gemeenschappelijke Regeling samenwerkingsorganisatie Boxtel - Sint-Michielsgestel. 
2. De notitie met een raadsinformatiebrief via de colleges aan de gemeenteraden aan te bieden. 

Toelichting: 

Ronald van Meygaarden verzoekt om het beslispunt aan te passen naar ‘kennis te nemen van’, aangezien het DB de evaluatie moet laten uitvoeren en de notitie heeft vastgesteld. 

Désiré van Laarhoven zou graag zien dat een volgende keer een bredere en diepgaandere evaluatie over het functioneren van MGD wordt gehouden. Dit zou dan wellicht bij een volgende AB-vergadering in nieuwe samenstelling als opdracht aan het DB meegegeven kunnen worden. 

Mariëlle van Alphen is het hiermee eens en vult aan dat de nieuwe colleges daarin dan goed meegenomen moeten worden, omdat niet alle (nieuwe) collegeleden dan van de achtergrond op de hoogte zijn. De uitkomsten van de evaluatie kunnen tijdens de informatieavond MGD voor de gemeenteraden op 12 mei 2026 aan de orde komen. 

AB besluit afwijkend.

Vervolg aanbevelingen evaluatie AB/DB/AMT, besluitvorming door DB en AB. 

Besluit (Akkoord): 

1. Het AB voorlopig te laten bestaan uit een afvaardiging per college; 
2. De samenstelling van het DB (i.e. voorzitter, plaatsvervanger en twee leden) niet te wijzigen; 
3. Het aantal AB-vergaderingen in beginsel te verminderen naar driemaal per jaar; 
4. De huidige financiële afspraken over de verdeelsleutel en het opbouwen van een eigen reserve te laten evalueren.
5. Kennis te nemen van de besluiten door het dagelijks bestuur: 
   1. De agenda’s van het DB en AB voortaan standaard te laten agenderen op de collegeagenda’s; 
   2. In het inwerkprogramma voor de nieuwe colleges expliciet aandacht te laten besteden aan het verschil in rollen tussen AB- en DB-lid en collegelid; 
   3. De concernmanagers op gezette tijden het DB/AB bij te laten praten over vensterontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling; 
   4. Het DB en het AB tijdig te laten betrekken bij organisatieontwikkelingen; 
   5. Het aantal DB-vergaderingen in beginsel op viermaal per jaar te houden; 
   6. Het AMT te verzoeken om een vergaderkalender op te stellen voor 2026; 
   7. In het te actualiseren bedrijfsplan expliciet aandacht te laten besteden aan het naar buiten toe profileren van de individuele ambtenaar van de gemeenten; 
   8. Te onderzoeken in hoeverre het wenselijk is om met strategische bestuursondersteuning en met (meer) dedicated ambtenaren/teams te gaan werken. 

Toelichting: 

Désiré van Laarhoven en Mariëlle van Alphen hadden graag iets meer voortvarendheid gezien. 

De voorzitter geeft aan dat de uitwerking van de diverse aanbevelingen al is opgepakt waarbij voorstellen/eerste contouren aan het DB van 6 mei worden voorgelegd. 

Een kleine tekstuele aanpassing is verwerkt. Daarmee wordt conform voorstel besloten.

Besluit: 

Niet van toepassing. 

Toelichting: 

Mariëlle van Alphen doet de oproep om vanuit het DB nieuwe AB-leden goed te informeren over de ontwikkelingen. Zodat het AB samen verder kan bouwen aan MGD. 

De directie meldt dat Henk de Boer (Boxtel) en Nico Kielstra (Sint-Michielsgestel) namens de organisatie ondersteunen bij het formatieproces.