Besluitenlijst Algemeen Bestuur 27 juni 2023

Geen bijzonderheden.

Ingekomen stukken

• Conceptverslag DB 24 mei 2023. Dit verslag stelt het DB vast in zijn vergadering van 5 juli 2023.
• Conceptverslag DB 30 mei 2023. Dit verslag stelt het DB vast in zijn vergadering van 5 juli 2023.

Besluit

Er is kennisgenomen van de ingekomen stukken. 

Mededelingen

Er zijn geen mededelingen. 

Besluit

De besluitenlijst van de vergadering van het AB van 18 april 2023 vast te stellen.

Conform de gemeenschappelijke regeling (GR) MijnGemeenteDichtbij rouleert het voorzitterschap van zowel het Dagelijks als het Algemeen Bestuur ieder jaar, en wel met ingang van 1 juli van ieder kalenderjaar. Het voorzitterschap rouleert tussen burgemeesters van de deelnemers aan de GR. Tot 1 juli 2023 was de heer Van Meygaarden voorzitter. In principe zou de heer Looijen het voorzitterschap per 1 juli 2023 overnemen. Omdat de heer Looijen zijn vertrek per 1 oktober 2023 heeft aangekondigd, stellen we op zijn verzoek voor om het voorzitterschap niet te wisselen. Omdat de benoemingen van de (vice)-voorzitter tot 1 juli 2023 liepen, leggen we dit voor het komende jaar opnieuw aan u voor.

Conform artikel 2 van het directiestatuut van MijnGemeenteDichtbij wijst het Dagelijks Bestuur de voorzitter van de directie aan. Deze voorzitter is het eerste aanspreekpunt voor beide bestuursorganen. Analoog aan het jaarlijks wisselen van het voorzitterschap van de bestuursorganen wordt ook jaarlijks gewisseld van voorzitter van de directie. In de eerstvolgende vergadering van het Dagelijks Bestuur (5 juli 2023) wordt de heer D. van Eeten per 1 juli 2023 (opnieuw) voorgedragen tot voorzitter van de directie en de heer V. Fijneman tot plaatsvervangend voorzitter.

Besluit (akkoord)

• De burgemeester van Boxtel (heer R. van Meygaarden) aan te wijzen als voorzitter van het dagelijks en het algemeen bestuur van MijnGemeenteDichtbij, met ingang van 1 juli 2023 tot en met 30 juni 2024.
• De burgemeester van Sint-Michielsgestel (heer H. Looijen) aan te wijzen als plaatsvervangend voorzitter van MijnGemeenteDichtbij, met ingang van 1 juli 2023 tot en met 30 juni 2024.

Toelichting

• De benoemingen zijn in beginsel voor een jaar.
• DB benoemt de secretaris van AB/DB. In het directiestatuut heet deze functie nog voorzitter directie, maar dit betreft dus secretaris AB/DB. Het directiestatuut passen we hierop aan.

De Eerste bestuursrapportage 2023 bestaat met name uit autonome ontwikkelingen en gevolgen van eerder genomen besluiten voor het begrotingsjaar 2023. De structurele gevolgen maken deel uit van de begroting 2024. De gevolgen voor de begrotingen van de gemeenten maken deel uit van de gemeentelijke Eerste bestuursrapportages 2023.

Besluit (akkoord)

1. De Eerste bestuursrapportage 2023 vast te stellen.
2. De bijbehorende 2e wijziging van de begroting 2023 vast te stellen.

Toelichting

Dirk van Eeten geeft een toelichting bij de Eerste bestuursrapportage.

Vrijdag 12 mei (SMG) en woensdag 17 mei (BOX) zijn de colleges bijgepraat over de financiële ontwikkeling (loonkosten) MGD voor dit jaar en de komende jaren. Op 30 mei heeft het DB een standpunt hierover ingenomen. In het conceptverslag van het DB van 30 mei 2023 vindt u meer informatie.

Besluit (akkoord)

In te stemmen met de volgende uitgangspunten voor de ontwikkeling van de loonkosten:

• Het huidige financiële kader is maatgevend voor het oplossen van het structurele tekort.
• Vervanging ziekte en zwangerschap alleen wanneer noodzakelijk.
• Invullen vacatures:
  • Uitgangspunt is werven nieuwe medewerkers. Lukt dit niet dan inhuren.
  • Voor teams met formatieve problemen een verbeterplan voorleggen aan het DB. DB heeft opdracht gegeven om voor de teams MEO en IVR een verbeterplan te maken.
• Frictiebudget inzetten voor structureel tekort en voor incidenteel afdekken inhuur voor ziekte, zwangerschap en vacatures. In 2024 circa € 500.000 beschikbaar.
• Reguliere P&C instrumenten benutten voor rapportage incidentele ontwikkelingen waarbij helder onderscheid wordt gemaakt tussen kosten en bijbehorende dekkingsmogelijkheden.

Toelichting

• Directie gaat aan de slag om de verbinding te verbeteren tussen directie, management, medewerkers en tussen kennis uit de praktijk en het beleid (van buiten naar binnen werken).
• Daarbij is het belangrijk voor ogen te moeten houden voor wie we het doen; hoe kunnen we het voor onze inwoners zo goed mogelijk regelen.
• Het verbeterplan MEO staat op 3 juli 2023 ter bespreking op de agenda van het AMT. De bespreking wordt mondeling toegelicht in de colleges op 4 juli en op 5 juli in het DB. Het verbeterplan van IVR wordt z.s.m. gedeeld/besproken met het DB. Belangrijke toetssteen voor de plannen is in hoeverre medewerkers hierbij zijn betrokken.
• Het concernplan MGD wordt in september 2023 in het AB geagendeerd. Dit plan gaat over hoe we samenwerken, wat we willen bereiken enzovoort.
• Directie meldt ook dat gekeken wordt of we een benchmark kunnen houden. Zo kunnen we beter onderbouwen hoe het gaat met MGD en dit ook beter duiden richting medewerkers en bestuur. De benchmark gaat in principe over bedrijfsvoering. Bekeken wordt op welke wijze inhoudelijke onderwerpen meegenomen worden. Die onderwerpen komen ook aan bod in het onderzoek van Waarstaatjegemeente. Voorstel benchmark staat op de agenda van het DB op 5 juli 2023.
• Overigens blijkt uit de landelijke personeelsmonitor van het A&O fonds dat MGD een hogere instroom heeft van nieuwe medewerkers, een lagere uitstroom en een lager ziekteverzuim heeft dan landelijk gemiddeld. Hierover wordt een RIB gemaakt en ook wordt een bericht op intranet gezet.

Er zijn enkele punten ingebracht voor de rondvraag.

Toelichting

• In het kader van zomerweer wordt aandacht gevraagd voor zomerkleding op het werk. Directie heeft daar oog voor.
• Namens de regio is een brief verstuurd aan de provincie Noord-Brabant over het proces van het Brabants Programma Landelijk Gebied (BPLG). In de brief is aangegeven dat de regio begrip heeft voor het feit dat niet het koninklijke besluitvormingsproces wordt gevolgd. De beide colleges hebben hier echter geen begrip voor. De besluiten die in het kader van het BPLG genomen gaan worden, landen in de gemeenten. De gemeente(rade)n zouden hier dan ook een (besluitvormende) rol in moeten hebben. Dit punt wordt aan de orde gesteld tijdens de regiodag.