Besluitenlijst Algemeen Bestuur 17 april 2024

Mededelingen

Voortgang onderzoek bestuurlijke samenwerkingsmogelijkheden gemeente Boxtel. De onderzoeksopzet van het bureau & Van de Laar is ter informatie bijgevoegd (vastgesteld raadsvergadering 6 februari 2024).

Ingekomen stukken

1. Bestuursinformatiebrief rechtmatigheidsverantwoording inclusief bijlage
2. Memo benchmark

Besluit

Het AB heeft enkele mededelingen en ingekomen stukken besproken.

Toelichting

Ronald van Meygaarden geeft een toelichting op het onderzoek naar de bestuurlijke samenwerkingsmogelijkheden van de gemeente Boxtel. Bureau & Van de Laar is bezig met een inventarisatie en spreekt in dat kader onder andere de buurgemeenten van Boxtel. Voor de benchmark die nu wordt uitgevoerd, zijn vooral de teams financiën en HR aan zet. Bij de duiding van de cijfers met andere gemeenten en vergelijkbare GR-verbanden worden de bestuurlijke ambities betrokken. Omdat de bestuurlijke ambities een verklaring kunnen geven waarom op een bepaald onderwerp bij ons bijvoorbeeld meer fte worden ingezet. Over de laatste zin van het memo wordt gesteld dat ´bestuurlijk commitment´ betekent: de uitkomsten worden serieus genomen.

Besluit

Het verslag van de AB vergadering van 31 oktober 2023 vast te stellen.

Als voorbereiding op de nieuwe meerjarenbegroting 2025-2028 is de Kadernota samengesteld. In dit document zijn de kaders opgenomen voor de nieuwe begroting. In deze Kadernota gaan we in op autonome ontwikkelingen en nieuwe ambities en vertalen we deze in gevolgen voor de begroting en de gemeentelijke bijdragen. Autonome ontwikkelingen, knelpunten en nieuwe ambities met gevolgen voor de gemeentelijke dienstverlening maken geen deel uit van deze Kadernota aangezien de besluitvorming hiervoor primair bij de gemeenten ligt.

Besluit

1. De Kadernota 2025-2028 MijnGemeenteDichtbij vast te stellen en deze via de colleges ter informatie toe te sturen naar de gemeenteraden van de beide gemeenten
2. De gevolgen voor de begroting mee te nemen met de Eerste bestuursrapportage 2024 en Begroting 2025-2028

Toelichting

• De verwachting is dat de gemeenten gecompenseerd gaan worden voor de gevolgen van het ravijnjaar 2026. Dit wordt waarschijnlijk pas duidelijk bij de meicirculaire. De gemeenten kunnen dit in hun eigen begroting verwerken.
• Vervanging voor langdurige ziekte is vanaf dit jaar structureel opgenomen. 
• Spaarverlof is voortaan op een reëel percentage van 100% gewaardeerd.
• Met bovenstaande maatregelen en met het stevig sturen op onder andere het terugdringen van verlofstuwmeren (waardoor we bij vertrek van een medewerker tijdelijk niet kunnen vervangen) en aannemen van meer interne medewerkers (ipv externe inhuur) zijn we op de goede weg, maar dit betekent niet dat we komende jaren geen tekorten meer zullen kennen.
• Geconstateerd wordt dat programmatisch werken alleen in de vorm van experimenten genoemd wordt. De vraag is of dit niet wat steviger neergezet moet worden, omdat integraal werken en externe ontwikkelingen daarom vragen. De organisatie is echter nog niet zover, omdat projectmatig werken eerst nog steviger geïmplementeerd moet worden. Eerst moet die basis op orde zijn, alvorens programmatisch werken ingevoerd kan worden. Het AB wil echter voorkomen dat we (externe) ontwikkelingen afremmen omdat we als organisatie nog niet in staat zijn om ons daarop te organiseren. Directie en DB worden gevraagd om hiernaar te kijken.

Gezien de interne en externe ontwikkelingen waar MijnGemeenteDichtbij, en daarmee de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel, mee te maken heeft is besloten tot het opstellen van een nieuwe i-visie. Deze i-visie moet ons richting geven in de uitvoering van onze taken binnen en buiten onze organisatie.

Besluit

1. De I-Visie MGD 2024 vast te stellen

Toelichting

Onno Vollinga is aangeschoven om een toelichting te geven:

• Wil je het gebruik van en het werken met data echt goed laten functioneren, dan moet je zorgen voor goede toegankelijkheid van de data. Daarvoor lopen er diverse initiatieven in de organisatie, bijvoorbeeld het ontwikkelen van dashboards.
• Het gebruik van data is van belang voor iedereen in onze organisatie. Maar om data te kunnen gebruiken is het soms wel nodig dat specialisten ons daarbij helpen. Bijvoorbeeld om informatie makkelijk toegankelijk en inzichtelijk te maken. De komende tijd wordt bekeken hoe dit vorm kan krijgen. Daarvoor wordt ook gebruik gemaakt van de kennis en ervaring van andere gemeenten.
• Het is uiteindelijk de kunst om de componenten data, informatie en technologie en de mens bij elkaar te brengen. Waarbij het belangrijk is om aangesloten te blijven bij wat de verschillende gebruikers nodig hebben.

Op 6 maart 2024 stelde het DB het Bedrijfsplan MGD 2024 - 2026 Samen Dichtbij vast. Het bedrijfsplan maakt duidelijk voor wie en hoe wij werken. Het geeft onze mensen daarmee richting en houvast voor onze manier van werken. De input vanuit onder andere uw AB (31 oktober 2023), het DB en de teammanagers hebben we verwerkt in het bedrijfsplan. Het leidend principe in het bedrijfsplan is SAMEN. Hiermee geven we meer nadrukkelijk invulling aan onze kernwaarde Verbinden. Alleen samen kunnen we de maatschappelijke opgaven en de ambities van de gemeenten invullen en uitvoeren. Daarom start het bedrijfsplan met het hoofdstuk Samen waarin de missie, visie en kernwaarden staan. Het bedrijfsplan is verder opgebouwd op basis van de vier elementen:

1. Onze omgeving: waar werken we voor
2. Ons bestuur: voor wie werken we
3. Onze mensen: wat verwachten we van onze medewerkers en hoe faciliteren we hen
4. Onze organisatie: hoe werken we en hoe sturen we daarop

Met alleen een Bedrijfsplan gaan we Samen Dichtbij niet realiseren. De komende periode gaan we aan de slag met het laten landen én borgen van de principes in de organisatie. Dit doen we via diverse sporen, onder andere door er aandacht aan te geven op intranet, door lunchbijeenkomsten te organiseren, door er op een ludieke manier aandacht aan te geven, bijvoorbeeld tijdens het zomerfeest en door via een koppeling tussen organogram en smoelenboek de verbinding (wie is wie en wat doet 'ie) te verstevigen.

Besluit

Het AB heeft kennis genomen van het bedrijfsplan MGD Samen Dichtbij 2024 - 2026.

Toelichting

Paul van den Schoor en Dirk van Eeten geven een toelichting:

• Bij de verdere uitwerking van het bedrijfsplan zou het goed zijn om ook het bestuurlijke smoelenboek en de wijze van samenwerken met het bestuur toe te lichten.
• Ook zou bij een verdere uitwerking van het bedrijfsplan een dienstverlenende houding en dienstverlenend gedrag van de medewerkers nadrukkelijker aandacht kunnen krijgen.
• De komende periode staat in het teken van het toelichten van het bedrijfsplan aan medewerkers en het laten ervaren van Samen Dichtbij. De bovenstaande noties worden daarin meegenomen.
• Het AB constateert dat met dit bedrijfsplan een goede basis is gelegd voor een verdere uitrol in de organisatie.

Ronald van Meygaarden bedankt Erik Ronnes voor zijn inzet voor en bijdrage aan het dagelijks en algemeen bestuur van MGD.