1. Opening
Geen bijzonderheden.
2. Mededelingen en ingekomen stukken
2.1 ingekomen stukken:
- Derde managementrapportage MGD - door DB vastgesteld op 14-2-2023
- Managementletter MGD - door DB vastgesteld op 14-2-2023
Besluit
Er is kennisgenomen van de ingekomen stukken.
3. Vaststelling verslag vorige overleg
De besluitenlijst van het vorige overleg is vastgesteld.
4. Bespreekpunten
4.1 Besluitvormend: 1308299 - Archiefverordening gemeenschappelijke regeling MijnGemeenteDichtbij (MGD) 2023
De Archiefwet 1995 regelt de wijze waarop archiefbescheiden dienen te worden beheerd. De afgelopen jaren is gekozen om gebruik te maken van artikel 40 lid 3 van de Archiefwet. Dit betekent dat MijnGemeenteDichtbij de bepalingen van de archiefverordening en beheerregeling van de gemeente van vestiging van toepassing zijn. De nieuwe Archiefwet 2021 zou binnen afzienbare tijd in werking treden, en met de komst van de nieuwe wet moet de archiefverordening en beheerregeling weer herzien worden en vastgesteld.
De Rijksoverheid heeft een streeftermijn afgegeven dat de nieuwe Archiefwet 2021 mogelijk per 1 januari 2024 in werking treedt. Om die reden wordt de aanbeveling van de archiefinspecteur overgenomen, om voor de tussenliggende periode voor MijnGemeenteDichtbij een eigen archiefverordening en beheerregeling vast te stellen zoals dit verplicht is vanuit artikel 40 lid 1 en 2 van de Archiefwet 1995.
Het DB heeft positief geadviseerd op 14-2-2023.
Besluit (akkoord)
1. In te stemmen met de Archiefverordening gemeenschappelijke regeling MijnGemeenteDichtbij 2023.
4.2 Besluitvormend: 1313917 - Jaarverslag en jaarrekening 2022
De jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) zijn volgens planning opgesteld. Met de jaarstukken legt het Dagelijks Bestuur verantwoording af voor het gevoerde beleid en beheer over 2022. De jaarrekening 2022 sluit voor afrekening met de gemeenten, met een negatief resultaat van € 720.400. Dit resultaat is aanvullend in rekening gebracht bij de beide gemeenten.
In de jaarrekening (vanaf pagina 44) is het financieel resultaat nader toegelicht.
In de begroting is rekening gehouden met een negatief resultaat van € 714.800, waardoor de realisatie beperkt nadeliger is.
De accountant heeft aangegeven een goedkeurende controleverklaring te verstrekken op getrouwheid en rechtmatigheid. Dit oordeel omvat zowel de getrouwe weergave van vermogen en resultaat als de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. Het accountantsverslag is bijgevoegd.
De accountant heeft in dit accountantsverslag ook een aantal opmerkingen gemaakt om de leesbaarheid van de jaarstukken te verbeteren. Zo adviseert de accountant ons onder andere om het aantal producten verminderen en samen te voegen, een eenduidige werkwijze te hanteren voor de inzet van egalisatiereserves, de lasten en baten eenduidig te verantwoorden, eenduidige werkwijze voor de verantwoording van incidentele projecten e.d. Deze opmerkingen zijn herkenbaar en we gaan beoordelen of en op welke wijze we deze gaan opvolgen.
Besluit (akkoord)
- Het jaarverslag en de jaarrekening 2022 vast te stellen.
- Kennis te nemen van het accountantsverslag
- De vastgestelde jaarstukken, inclusief accountantsverslag en controleverklaring ter informatie toe te sturen naar de gemeenteraden van Boxtel en Sint-Michielsgestel.
Ten behoeve van beslispunt 3 is op verzoek van het DB een raadsinformatiebrief toegevoegd.
Toelichting
De accountant bij Crowe, stelt zich voor aan het AB en licht het accountantsverslag kort toe.
4.3 Besprekend: Bouwstenendocument MGD tbv begroting
Besluit (akkoord)
- De beleidsarme kadernota MGD wordt ter informatie toegestuurd aan de gemeenteraden.
- De beleidsrijke (geel gearceerde) onderwerpen worden overgeplaatst naar de Kadernota's van de beide gemeenten.
Toelichting:
- Kadernota MGD is beleidsarm en gaat enkel over bedrijfsvoering.
- Beleidsonderwerpen worden opgenomen in de Kadernota van de gemeenten, om daar integraal te kunnen worden afgewogen.
- Aan het DB wordt gevraagd uit te werken hoe we in de toekomst omgaan met eventuele plustaken van individuele gemeenten en hoe we dat verdisconteren. Wat betekent dit voor de gemaakte afspraken/verdeelsleutel? Dit alles in relatie tot hoe DB/AB aan het stuur komen, verdere professionalisering. Uitgangspunten daarbij van het AB: solidariteit en beperken complexiteit.
5. Rondvraag en sluiting
Er is een aantal (vertrouwelijke) punten ingebracht voor de rondvraag.